Implementeren is verbinden

     Implementaties van nieuwe modules of nieuwe systemen kosten niet alleen tijd, maar vragen vooral om het leggen van verbindingen.

Bij onze klanten zijn in de afgelopen jaren veel verschillende modules geïmplementeerd: van BPV tot Participatie. Ondanks dat de werkprocessen vergelijkbaar zijn, moet je rekening houden met een andere organisatie-indeling, een iets andere procesafloop of andere aandachtspunten. Ook verschilt de werkcultuur bij instellingen. Bij sommige instellingen kan je direct de knelpunten benoemen, bij andere moet je vanuit de student of de wetgeving redeneren.

Kortom een implementatie binnen onze markt kent geen standaard aanpak. Wel zijn twee belangrijke aandachtspunten te noemen bij elke implementatie. De eerste is een goede voorbereiding. De tweede is het leggen van een verbinding tussen de medewerkers in de organisatie (onderwijs en ondersteuning) en het systeem. Een verbinding leggen waarbij begrip bestaat voor elkaars werkzaamheden, de veranderingen en de weg daar naartoe.

Een stap in het onderwijs

De verschillende modules van EduArte zijn gericht op het ontzorgen van het onderwijs en ondersteunen meestal secundaire processen zoals het vastleggen van informatie rond de BPV, voortijdig schoolverlaten en urenverantwoording. Uit gesprekken met onderwijsinstellingen blijkt een toenemende behoefte te bestaan aan een simpele en eenvoudige wijze waarop het onderwijs in de klas wordt ondersteund.

Ervaring benutten

Dit heeft er mede toe geleid dat EduArte Onderwijs is ontwikkeld. In de ontwikkeling hebben wij onze ervaringen in het onderwijs rond implementaties van Questionmark Perception en Blackboard meegenomen. Tevens hebben wij gekeken naar implementaties en ontwikkelingen met ELO-implementaties bij zakelijke partners zoals Achmea, CBS, KLM, Philips en Shell. Hierbij werd het ons duidelijk dat er overeenkomsten zijn tussen deze klanten en het onderwijs op het terrein van het professionaliseren van medewerkers en instellingen. Deze ervaringen en deze analyse hebben ons geholpen met het formuleren van twee aandachtspunten voor onderwijsinstellingen bij het invoeren van EduArte Onderwijs.

Een goede voorbereiding

De voorbereiding begint met het bepalen waar de klant nu staat en het gewenste groeipad. Wat is de huidige situatie en in welke fase van gebruik bevinden EduArte en het huidige ELO zich?

Op dit moment werken wij aan een ‘intake’ waarmee deze plaatsbepaling en het groeipad in kaart kan worden gebracht. De intake zal onder andere ingaan op vragen als welke EduArte modules worden gebruikt en hoe deze zijn ingericht. Wat de gebruikssituatie van het huidige ELO is en of deze voldoet aan de eisen van haar gebruikers en beheerders. Maar ook wat het draagvlak en de cultuur is rondom beide systemen. Een combinatie van gesprekken en database analyse biedt snel inzicht, op basis waarvan het groeipad kan worden vastgesteld.

Het leggen van verbindingen

De intake geeft inzicht in de details van een aantal kritische factoren waar aandacht aan wordt besteedt om EduArte Onderwijs succesvol in te voeren. Denk daarbij aan de processen, systeeminrichting en datamigratie. Maar ook aan de verbindende factoren als competenties van medewerkers, aansturing, samenwerken en communicatie. De implementatie gaat om het invoeren in de klantorganisatie en daarmee het begeleiden en sturen van een verandering. Wat zijn de handvatten om die begeleiding vorm te geven? Werkt een olievlek, een verplichting, een motiverende visie. Stof tot verdere discussie, hoop hierover met u in gesprek te gaan.