ID-College: keuze voor keuzedelen vastleggen in EduArte

Verschillende scenario’s
De herziene kwalificatiestructuur stond op de stoep. Studenten moeten op korte termijn hun keuzes voor keuzedelen doorgeven. Maar hoe regel je dat in je systemen? Het ID-College heeft verschillende scenario’s bekeken: op papier, iets in sharepoint organiseren of in het bestaande systeem. Zij hebben voor het laatste gekozen. “De module OLS was nog niet precies wat we nodig hadden, maar kwam wel in de buurt. Het voldeed aan onze randvoorwaarde: De student staat aan het stuur en moet zelf zijn keuze door kunnen geven, in een digitale omgeving. Fijn is dat Educus open stond voor verbetering en actief gebruikers heeft uitgenodigd mee te denken over het optimaliseren in een expertpanel, daar zijn wij onderdeel van”, vertelt Kathelijne.

Stand van zaken
Het ID-College werkt met configuraties. In alle configuraties is één ‘vast’ keuzedeel opgenomen, per opleiding verschilt welk keuzedeel dat is. Dit is het keuzedeel dat als eerste van alle keuzedelen geprogrammeerd wordt. Een groot deel van de studenten hoefden dus nog niet direct een keuze door te geven. Bij ongeveer 20 opleidingen gingen studenten ook aan de slag met andere keuzedelen, zij hebben inmiddels hun keuze via de selfservice aan de module doorgegeven.

Van aanbod tot keuze vastleggen
Studenten hebben toegang tot het ID-Portaal voor studenten. Eenmaal ingelogd kunnen zij bij verschillende onderdelen komen door op de betreffende ‘tegels’ te klikken, bijvoorbeeld: selfservice (module van EduArte), hun rooster en de onderwijscatalogus. Al deze onderdelen spelen een rol in het proces keuzedelen, hieronder lees je hoe het in zijn werk gaat.

  • In de onderwijscatalogus kunnen studenten de keuzedelen vinden die worden aangeboden en waar zij uit kunnen kiezen.
  • In gesprek met de studieloopbaanbegeleider maakt de student een keuze.
  • Vervolgens geeft de student deze in de selfservicemodule door. Mocht de student een niet-gekoppeld keuzedeel willen volgen dan kan hij of zij deze in overleg met de studieloopbaanbegeleider aanvragen. De student vult dan samen met de studieloopbaanbegeleider een formulier in, deze wordt vervolgens voorgelegd aan de examencommissie.
  • De studieloopbaanbegeleider kan de keuzes van zijn/haar studenten op ieder moment inzien en deze al dan niet bevestigen. Wanneer de studieloopbaanbegeleider van mening is dat de keuze van de student niet passend is bij de studieloopbaan van de student, bevestigt hij/zij de keuze van de student niet, maar gaat met de student in gesprek.
  • Wanneer de keuze akkoord wordt bevonden, komt deze terecht in een overzicht, per domein gesorteerd.
  • Per domein wordt door de teamleiders bekeken wat de keuzes zijn en bevestigen dit al dan niet als dit logistiek mogelijk is.

Deze werkwijze lijkt al goed te werken, er waren echter een aantal dingen nog niet helemaal naar wens. “De module wordt nu geoptimaliseerd. In het voorjaar geven studenten weer hun keuze door. Dit doen ze dan in de vernieuwde versie van de module OLS én de daarbij behorende nieuwe portalen”, vertelt Dunja.

Vernieuwde module
De grootste verandering voor studenten is de ‘look & feel’. Het nieuwe studentenportaal komt in de plaats van de huidige ‘selfservice’ en wordt overzichtelijker en gebruiksvriendelijker. Daarnaast komt er nu ook een portaal voor docenten, die was er nog niet. In plaats van dat de docent in  “Administratie Eduarte” inlogt om gegevens van studenten in te zien kunnen zij straks inloggen op het docentenportaal. Hierin kunnen zij de nodige zaken uitvoeren en opzoeken en is irrelevante informatie weggefilterd zodat het gebruik simpel en overzichtelijk wordt. Zo wordt het bevestigen van de keuze van studenten voor keuzedelen straks via het docentenportaal gedaan.

Een andere belangrijke verandering is de rol van ‘planner’ in het systeem. “Deze is er na overleg met het expertpanel uit gehaald omdat deze rol doorgaans niet bestaat op scholen. Bij ons gaan de teamleiders in overleg om te kijken of de keuzes voor keuzedelen logistiek haalbaar zijn”, vertelt Kathelijne. Teamleiders kunnen in een rapportage de huidige stand van zaken van de doorgegeven keuzedelen zien. In het nieuwe docentenportaal hebben docenten straks een duidelijk overzicht in hoeveel studenten hebben gekozen, hoeveel keuzes zijn goedgekeurd en nog meer.

Toekomst
Dunja: “Voor nu is gekozen om de aanpak behapbaar te houden. Er zijn nog wel een aantal dingen waar bij ons op school nog meer over nagedacht moet worden, zoals: gaan we de keuzedelen in de toekomst per domein aanbieden of per locatie? En wie is dan verantwoordelijk?” Het expertpanel gaat in ieder geval verder aan de slag met de ontwikkeling van het systeem, want het ID-College wil haar opties graag uitbreiden. De wens is dat deze vernieuwingen de logistiek ondersteunen en dat het niet alleen wordt gezien als een administratief pakket. Zo is er meer behoefte aan overzicht, handige dashboards en rapportagemogelijkheden. Daar is het expertpanel nu dan ook verder mee aan de slag.

Terug naar de Nieuwsbrief