Samenwerken aan en communiceren over opdrachten d.m.v. Office 365 integratie

Vanaf release 2.49 is het mogelijk om door middel van een integratie met de groepen functionaliteit van Office 365, samen te werken aan opdrachten en hierover te communiceren.

Doel
In de dagelijkse lespraktijk is het noodzakelijk te kunnen samenwerken aan projecten en opdrachten. Zowel voor studenten als docenten behoort dit tot een veel voorkomende dagelijkse activiteit. Door dit digitaal, tijd- en plaatsonafhankelijk voor studenten en docenten aan te bieden wordt het mogelijk dit op elk gewenst moment, op elke gewenste plek te gebruiken. Studenten werken vanuit het Portaal of hun eigen Office 365 omgeving samen aan opdrachten, chatten hierover onderling en leveren desgewenst gezamenlijk hun opdracht in. Docenten kunnen hier aan deelnemen als dat nodig is.

Er kan, indien gewenst, tijdens de les gebruik van gemaakt worden, maar ook buiten de lestijd kan er verder gewerkt en gechat worden. Deze functionaliteit past perfect in een blended learning omgeving. De link die gelegd wordt met het vak waar de opdracht toe behoort, zorgt voor een integrale omgeving met overzicht voor de student waar hij zich bevindt in zijn leerproces en overzicht voor de docent met betrekking tot zijn vak en de voortgang van zijn studenten.

Algemeen
Om hier als onderwijsinstelling mee van start te kunnen gaan, is er een aantal randvoorwaarden waaraan voldaan dient te worden.

Allereerst is het belangrijk te controleren of Microsoft Azure en de juiste Microsoft 365 licenties in huis zijn. Voordat u deze functionaliteit in gebruik kunt nemen, dient u te checken of uw licentiestructuur hiervoor toereikend is.
Is deze check gedaan dan zijn de volgende stappen te nemen om e.e.a. goed te laten werken:

  1. vink onder Landelijk Beheer de module ‘Koppeling met Microsoft Azure AD’ aan;
  2. als administrator in Eduarte onder Beheer, Module-instellingen het Domain zetten bij de ‘Microsoft Azure AD Configuratie (t.b.v. single sign on)’;
  3. medewerkers selecteren en bij accounts Microsoft Azure UPN koppelen;
  4. deelnemers selecteren en bij personalia, Selfservice Account Microsoft Azure UPN koppelen.

Docent en studenten werken samen aan opdrachten en projecten
De docent heeft in zijn Docentenportaal een nieuwe linkermenu optie gekregen genaamd ‘samenwerken’. Dit is een overzichtsscherm van de samenwerkruimtes van de docent. Hier kan de docent een ruimte aanmaken om met de studenten in deze groep te kunnen samenwerken aan opdrachten.

Dit betekent concreet dat de docent en studenten een gesprek op kunnen zetten binnen deze ruimte en bestanden kunnen toevoegen. Het aanmaken (en verwijderen en aanpassen) van deze samenwerkruimtes werkt door in het Portaal van de studenten en de docenten, alsmede in Office 365.

In de samenwerkruimte zien de gebruikers een lijst met deelnemers aan deze ruimte in het eerste tabblad. In het tweede tabblad ‘bestanden’ is het mogelijk bestanden te openen, bestanden toe te voegen aan de samenwerkruimte en te verwijderen uit de samenwerkruimte. In het derde tabblad ‘gesprekken’ zien de gebruikers in deze ruimte de lopende gesprekken en kunnen er desgewenst aan deelnemen. Een nieuw gesprek kan eveneens vanuit hier gestart worden.

De docent kan samenwerkruimtes “los” aanmaken, bijvoorbeeld ten behoeve van een project. Ook kan hij een ruimte aanmaken bij een studiewijzer en bij thema's uit de studiewijzer. Als hij voor deze optie kiest, kan hij later altijd nog deelnemers (studenten en/of docenten) toevoegen.

Het aanmaken van een samenwerkruimte zorgt er dus automatisch voor dat er bij Office 365 een groep wordt aangemaakt. Als de docent in het portaal medewerkers en participanten toevoegt aan de studiewijzer of thema, worden deze ook bij de bijbehorende Office365 groep toegevoegd (mits deze personen een gekoppeld Office-account hebben).

Voor de student werkt dit overeenkomstig.
De student heeft in zijn Studentenportaal ook deze nieuwe linkermenu optie ‘samenwerken’ gekregen.
Als de student hierop klikt, ziet hij hetzelfde overzicht van de samenwerkruimtes als de docent met dezelfde tabbladen.
Hij kan alle bestaande gesprekken zien, hieraan deelnemen en een nieuw gesprek starten. Hij kan bestanden toevoegen en verwijderen.

Terug naar de nieuwsbrief