Nieuwsbrief EduArte oktober 2016

  In deze nieuwsbrief ontvangt u informatie over de volgende onderwerpen:

Keten- en veldtest BRON

Na een lange voorbereidingsperiode is in augustus jl. de Ketentest BRON gestart. De softwareleveranciers hebben met behulp van een vaste testset de uitwisseling van BRON-berichten inclusief terugkoppeling bekostigingsgrondslagen getest met DUO. EduArte heeft dit tijdig met succes afgerond waarmee het licht op groen kon voor de Veldtest BRON: het testen van de nieuwe BRON-koppeling door scholen met eigen deelnemer- en opleidingsgegevens.

Voordat deze Veldtest begin september kon starten diende Educus niet alleen een volledig nieuwe EduArte-omgeving voor alle scholen in te richten binnen 1,5 week maar diende ook de functionaliteit van de Ketentest omgeving overgezet te worden naar de nieuwe Veldtest omgeving.

Bovendien is met scholen de afspraak gemaakt dat bij de go-live van de nieuwe BRON-koppeling MBO in versie 2.47 ook het zogenaamde inschrijven op domeinen ondersteund gaat worden: deelnemers die binnen een inschrijving wisselen van opleidingscode hoeven niet langer uit- en weer ingeschreven te worden maar kunnen middels een zogenaamd nieuw opleidingsblad binnen de bestaande inschrijving gemuteerd worden.

Om tijdens de Veldtest een reëel beeld te hebben van de uiteindelijke functionaliteit heeft Educus besloten een eerste versie van de gewijzigde inschrijffunctionaliteit al direct beschikbaar te stellen.

Deze complexe installatie heeft tot een kleine vertraging in de oplevering geleid maar op 5 september ging het licht op groen voor de Veldtest en konden scholen starten met testen. Momenteel loopt de Veldtest enige weken en worden er naast succesvolle berichtuitwisselingen ook bevindingen gemeld die we, naast de drukke acceptatieperiode van versie 2.46, zo spoedig mogelijk trachten te verhelpen. Zo is er in de tweede testweek een nieuwe versie van de software opgeleverd om de functionaliteit verder te verbeteren. De Veldtest loopt nog tot eind november. Gedurende die periode blijven we de testwerkzaamheden van de klanten ondersteunen en de EduArte omgeving regelmatig updaten om tot een stabiele en goed werkende 2.47 versie te komen. Deze gaat op 9 december a.s. in productie.

Aanpassingen servicemodule Onderwijslogistiek

Afgelopen voorjaar hebben we voorbereidingen getroffen om de module OLS aan te passen. Een van de redenen daarvoor was de invoering van de keuzedelen. Het logistieke proces rond de keuzedelen was naar onze mening niet goed genoeg vormgegeven.

Vanuit Educus hebben we vastgelegd welke richting we in zouden willen. Dit document hebben we besproken in het expertpanel logistiek. In deze bijeenkomsten hebben we onze visie gecombineerd met de input van de klanten. De deelnemers aan het expertpanel waren al actief aan de slag met HKS en hadden dus ervaring met het logistieke proces rond keuzes. De uitkomsten uit het expertpanel zijn besproken met onze consultants die hun input, gevoed door geluiden in de markt, hebben geleverd.

 Alle uitkomsten samen hebben geleid tot een flink aantal userstories op basis waarvan we zijn gaan ontwikkelen. Tijdens deze ontwikkeling gaat de module OLS flink op de schop. De veranderingen behelzen onder meer de volgende zaken:

  • Er komt een directie relatie tussen de logistieke keuzes en de productregelkeuzes.
  • Logistieke voorwaarden zoals min/max zijn niet meer gebonden aan de vak/opleidingscombinatie maar aan de vak/organisatie eenheid combinatie.
  • Student en mentor/SLB voeren hun deel van het keuzeproces uit in de portalen.

Deze functionaliteit is bedoeld voor keuzes in het algemeen en kan daardoor ook bijvoorbeeld binnen het VAVO worden gebruikt.

Het keuzeproces hebben we uitgeleverd in release 2.46. Een aantal aanvullende functionaliteiten komen in de eerstvolgende mogelijke release mee. Dat staat de ingebruikname van de module overigens niet in de weg.

Cijfers EduArte Studenten App

Hieronder wat cijfers met betrekking tot het gebruik van de nieuwe EduArte App.

  • In totaal is de app 7700 gedownload uit de AppStore.
  • Op doordeweekse dagen tussen de 2600 en 2900 actieve gebruikers per dag (dagelijks 53 nieuwe gebruikers).
  • Maandelijks 8100 unieke devices actief.
  • 77% gebruikt de laatste versie van de app (uitgebracht in week 38)
  • 99,8% van de gebruikers is crash-vrij
  • 63% van de gebruikers gebruikt iOS 10

De EduArte Portalen en keuzes in het onderwijsprogramma

In de aankomende release 2.46 is het mogelijk om in het kader van keuzes in het onderwijsprogramma van studenten, binnen het Studentenportaal je keuzes aan te geven. Als begeleider van de betreffende student kun je vanuit het Docentenportaal deze keuzes, al dan niet samen met de student, beoordelen en afhandelen.

Om alvast een indruk te geven is hieronder een voorbeeldscherm opgenomen.

De student kan zijn keuzes als volgt aangeven:

Klik hier om meer voorbeeldschermen te bekijken.

Livegang Helicon Opleidingen en Zadkine afdeling Educatie

De afgelopen maanden zijn er twee instellingen live gegaan met EduArte. Het betreft Helicon Opleidingen en Zadkine afdeling Educatie. Bij Helicon is met deze livegang Edictis vervangen. Helicon gaat EduArte in de breedte gebruiken. De instelling telt ongeveer 6000 studenten en ongeveer 400 docenten op tien locaties (Groen MBO). Vanuit Educus zijn we in september 2015 samen met Helicon gestart met de implementatie. Bij deze implementatie hebben we de conversie vanuit Edictis verzorgd. Daarnaast hebben we Helicon geholpen met het nemen van inrichtingsbesluiten t.a.v. EduArte. We hebben dat vooral gedaan op basis van best practices uit eerdere projecten wat veel tijd scheelde. De conversie stond aan het begin van de zomervakantie klaar en is vervolgens aan het eind van de zomervakantie gedraaid om de processen zo min mogelijk te verstoren. We zijn blij en trots dat we er met Helicon weer een lid van de EduArte familie hebben bijgekregen.

Bij Zadkine is de afdeling Educatie live gegaan. Deze afdeling verzorgt in opdracht van diverse gemeenten taal- en inburgeringstrajecten voor nieuwe Nederlanders. Deze afdeling gaat EduArte gebruiken voor hun administratie, resultaatbeheer en presentieregistratie. Het project is opgestart na de livegang van het MBO en de VAVO afdeling. Uitdagingen bij dit project waren vooral de grote complexiteit en diversiteit van rapportages. Bij de realisatie hiervan heeft BI-partner MACAW een grote rol gespeeld. Zadkine en Educus hebben nauw samengewerkt om dit project tot een goed einde te brengen.

 

        Pilot EduArte Studenten- en Docentenportaal

Twee  teams van Summa Techniek en het team van Sport en Bewegen van het Summa College zijn succesvol van start gegaan met een pilot met twee EduArte Portalen: het Studentenportaal en het Docentenportaal.

Collega’s Ton Aerts, Huub Hezemans en Bridget van Geijlswijk van het team Informatisering hebben de teams vanaf het begin ondersteund. Net na de start van het schooljaar zijn zij begonnen met het geven van workshops aan de docenten. Rollen en rechten zijn toegekend, een snelkoppeling en inlog is geregeld op de Smartphones. Docenten reageren erg enthousiast en positief.

Zoals Ton Aerts aanstipt: “de meerwaarde werd direct gezien door onze docenten”.

Tijdens deze praktische bijeenkomsten werd snel duidelijk dat het EduArte Portaal bedoeld is om de dagelijkse werkzaamheden en informatiebehoefte van de docenten, mentoren en studenten te ondersteunen op een snelle, handige en efficiënte manier.

Docenten registreren inmiddels hun aan- en afwezigheid via het Portaal, hebben hun agenda met afspraken en lessen tot hun beschikking en kunnen hun werkzaamheden uitvoeren in het kader van begeleiding van studenten vanuit een SLB rol.

Aangezien de docenten van Sport en Bewegen vooral buiten de lokalen te vinden zijn, registreren zij aan- en afwezigheid via hun smartphone.

Studenten zien hun geregistreerde afwezigheid via het Studentenportaal, raadplegen hun agenda (rooster) en opleidingsgegevens.

Tijdens de pilot kunnen docenten rechtstreeks contact opnemen met functioneel beheerders.

Ook is er een korte lijn tussen Summa College en Educus, wat door beide partijen als zeer prettig wordt ervaren.

            Gebruikerservaring EduArte portalen

Quote van Egied Cratsborn, docent, mentor en enthousiast EduArte-gebruiker bij de afdeling Commerciële Beroepen.

“Bij ROC Leeuwenborgh wordt al meer dan een jaar gewerkt met de portalen voor deelnemers en docenten. Bij de uitrol werd meteen duidelijk dat deze portalen eenvoudig in gebruik zijn en het geven en verkrijgen van informatie vergemakkelijken. De portalen werken overzichtelijk, eenvoudig en intuïtief; er is geen lange instructie nodig om ze te gebruiken. Op deze manier kun je als docent je primaire aandacht geven aan dat waar het in het onderwijs om zou moeten draaien: het geven van goede lessen. Het portaal voor aan- en afwezigheidsregistratie is een goed hulpmiddel in de bestrijding van VSV. De mentor krijgt ziek- en verlofmeldingen van zijn/haar mentorleerlingen direct te zien in het beginscherm. Zo kun je de leerling volgen en kun je adequaat handelen bij afwezigheid. Als docent en verzuimcoördinator ben ik zeer tevreden met de portalen van Eduarte.”

 

Servicedesk EduArte

De EduArte contactpersonen van onderwijsinstellingen kunnen hun vragen en problemen met betrekking tot EduArte aanmaken als melding in het systeem Clientele. Deze meldingen worden opgepakt vanuit de Servicedesk EduArte.

Dagelijks versturen we enquêtes over gesloten meldingen waarin we de contactpersoon een aantal vragen stellen over de afhandeling van de melding (de gekozen oplossing, de oplossnelheid en de klantvriendelijkheid).

De resultaten van het afgelopen half jaar:

Gemiddelde waardering 7,9 (in 2015 was dit een 7,6).

We zijn natuurlijk heel blij met deze resultaten, maar er valt altijd nog wat te verbeteren. Naast veel positieve opmerkingen waren er ook minder positieve reacties. Zo wordt er gesproken van trage of uitblijvende communicatie, te lange oplostijden, ontevredenheid over de oplossing qua functionaliteit, klanten die eerder dan de Servicedesk hun eigen oplossing vonden, meer aandacht voor spoedmeldingen (“pak de telefoon”) en omgevallen functionaliteit.

We willen niet alleen een 8 voor klantvriendelijkheid, maar ook voor gekozen oplossing en oplossnelheid. Daarvoor is het nodig om er met z’n allen de schouders onder te blijven zetten.

Quotes

“Naast het aanbieden van de oplossing nam de medewerker tijd om mij de onderliggende structuur uit te leggen. Hierdoor heb ik meer inzicht gekregen in Eduarte, Chapeau!”

  “De dienstverlening is gewoon goed. Wel zijn er soms meldingen die langer duren dan wenselijk. Maar over het algemeen ben ik tevreden. We doen allen ons best, toch?”

Facet koppeling

Ons plan was om de webservice koppeling met de nieuwe versie 5.0 van Facet op te leveren in EduArte release 2.46. Helaas moeten we u laten weten dat we dit niet gerealiseerd hebben.

De bestaande Facet koppeling versie 4.0 bevat beperkingen in de afnameplanning met betrekking tot groepen. In juli is de Facet koppeling versie 5.0 door DUO opgeleverd helaas zonder aanpassingen in de webservices.

DUO heeft wel aangegeven dat de aanpassing van deze webservices gepland staat voor media oktober a.s.

Omdat dit voor ons jammer genoeg te laat is om nog mee te nemen in onze aanstaande release (begin oktober), rekenen wij nu op een oplevering voor u in release 2.48 (naar verwachting en na definitieve vaststelling van het releaseschema 2017, is dat medio februari). Dit is uiteraard afhankelijk van de nog door DUO aan te leveren informatie en hun definitieve planning.  

EduArte Communicatie

Vanuit Educus zijn wij aanwezig bij de volgende conferenties:
- De Onderwijsdagen op 7 en 8 november 2016
- saMBO-ICT Conferentie op 26 en 27 januari 2017
- CVI Managementconferentie op 5 en 6 april 2017.

De volgende nieuwsbrief EduArte staat gepland voor december 2016.

Voor meer informatie over de onderwerpen in deze nieuwsbrief, voor het maken van een afspraak of het aanvragen van een presentatie, neem contact op met Educus:

Geke van Dijk, Geke.vandijkantispam@ln.sucude