Het Arcus Leeuwenborgh Techniekcollege

In Zuid-Limburg hebben de EduArte klanten Arcus College en Leeuwenborgh de handen in één geslagen om alle technische MBO opleidingen gezamenlijk aan te bieden vanuit een nieuwe organisatie: het Techniekcollege. Interview met Frans Hoofwijk, teamleider functioneel beheer & PMI van Leeuwenborgh.

Vraag 1
Naast de aanpassingen aan jullie EduArte omgevingen zijn er natuurlijk nog een heleboel andere zaken waar je als afdeling informatiemanagement aan moet denken in een traject als deze. Kan je daar wat meer over vertellen?

Frans Hoofwijk: In het onderhavige traject, de samenwerkingsschool Techniek hebben de Colleges van Bestuur tot een impactanalyse besloten, die zo compleet mogelijk de impact van de voorgenomen samenwerking op processen en systemen van de beide onderwijsinstellingen in kaart heeft gebracht. In deze analyse zijn er oplossingsrichtingen op diverse terreinen besproken en besloten, op grond waarvan door beide instellingen aan de implementatie ervan gewerkt kon worden. Dan moet je denken aan zaken als IT-infrastructuur, plannen en roosteren, afstemming van personele en financiële systemen, toegang voor studenten, managementinformatie, de elektronische leeromgeving en PR en communicatie. Daarbij heeft het geholpen dat op voorhand al de inrichtingskeuze is gemaakt om niet aan cherry-picking te doen, de informatievoorziening als een op elkaar aansluitend en samenhangend geheel te beschouwen en geen nieuwe informatievoorzieningssystematiek voor het samenwerkingscollege op te tuigen. Maar gebruik te maken van de informatievoorziening van één van beide instellingen, in het onderhavige geval de informatievoorziening van Arcus. Een van de deelprojecten voorzag erin dat de studenten van de techniek-opleidingen van beide instellingen nog slechts in het Studenten Informatie Systeem van Arcus ondergebracht zouden worden. Het laat zich raden, dat op het moment van dat besluit de onzekerheden die met de vernieuwingen bij BRON samenhingen (multi-BRIN en de ontbrekende ondersteuning van DUO daarin) voor de nodige onrust gezorgd hebben. 

Vraag 2
Hoe ging de samenwerking met EduArte?

Frans Hoofwijk: Vanaf de start van het (deel)project is EduArte gevraagd te participeren en expertise te leveren. Omdat Leeuwenborgh pas sinds januari 2016 de kernregistratie via EduArte uitvoert, hebben we ervoor gekozen extra expertise bij EduArte in te huren om namens de Leeuwenborgh-organisatie input in het project te leveren. Na een wat moeizame start waarin de diverse partijen duidelijk aan elkaar moesten wennen, is er op enig moment een versnelling doorgevoerd en is er veel vordering geboekt in het samenstellen van een inrichting- en besluitenlijst, een conversiemappingdocument en wat dies meer zij. Na wijziging in de projectaansturing van de zijde van EduArte is in het project de voortgang geboekt die erin geresulteerd heeft dat uiteindelijk medio juli 2017 de conversie met een positief resultaat is uitgevoerd, waardoor de studenten techniek van Leeuwenborgh in het EduArte-systeem van Arcus terecht gekomen zijn. Daarvoor zijn we de leverancier dank verschuldigd. Natuurlijk hebben we ervan kunnen profiteren dat nagenoeg gelijktijdig een soortgelijk traject in Rotterdam liep, waardoor EduArte de opgedane expertise over en weer kon inzetten. Als er iemand in dit gehele traject een pluim verdient is het de EduArte consultant, die met veel verstand van zaken, en veel gevoel voor verhoudingen, haar werk gedaan heeft. Ik durf te stellen dat we zonder haar de conversie niet tot een goed einde hadden kunnen brengen.

Vraag 3 
Wat heb jullie geleerd van dit traject en op basis daarvan wat zou je als advies meegeven aan collega’s die mogelijk in hetzelfde schuitje terecht gaan komen?

Frans Hoofwijk:

  • Tuig een projectorganisatie op, die goed geworteld is in de organisaties.
  • Zorg voor een goede projectleider.
  • Houdt de lijnen met de leverancier kort.
  • Committeer de leverancier aan het project.
  • Zorg er voor alles voor dat je voldoende aandacht besteedt aan de fase na conversie, de implementatie.
  • Neem de eindgebruiker (ook al zal hij het nut niet meteen inzien en wil hij vooral niet met de last opgezadeld worden) op gezette tijden gedurende het project mee en bespreek dan vooral ook zijn taak: op welke operationele gebieden worden er welke veranderingen voor de actoren in het werkveld actief.
  • Tot slot zou ik nadrukkelijk overwegen de nieuwe Techniek-organisatie onder te brengen in een aparte EduArte-omgeving.

 Terug naar de nieuwsbrief