Eén systeem voor de studentenadministratie, een ander als studievolgsysteem. Jarenlang ging dat goed bij ROC Nijmegen. Totdat het beheer en onderhoud van de twee systemen wel erg veel tijd ging kosten. Samen met Iddink Group ging de mbo-school de uitdaging aan om alle processen en data over te zetten naar één, enkel onderwijsinformatiesysteem: Eduarte.
Met ruim 10.000 mbo-studenten, 950 docenten en vijf locaties is ROC Nijmegen met recht een omvangrijke organisatie te noemen. De mbo-school biedt zo’n 150 opleidingen verdeeld over 15 werkvelden, van reguliere opleidingen tot deeltijdonderwijs en cursussen. De onderwijsadministratie en het volgen van de progressie van studenten vond jarenlang plaats in twee separate systemen. “We zaten in een samenwerkingsverband met vijf ROC’s”, vertelt Twan Jacobs, Directeur Operations van ROC Nijmegen. “Samen onderhielden we het systeem voor de studentenadministratie. Het studievolgsysteem was ingekocht bij een leverancier. In het systeem voor de studentadministratie konden we zelf zaken ontwikkelen, maar door de snelle veranderingen in het onderwijs was dat niet meer bij te benen. Bovendien ondersteunden de systemen ons onvoldoende in onze ambities rondom een leven lang leren en flexibel onderwijs. Daarom zochten we één systeem, met gestandaardiseerde workflows en modernere manieren om onderwijs te flexibiliseren.”
Champions League onder de implementaties
Na een zorgvuldig aanbestedingstraject rolde Eduarte als winnaar uit de bus. Daarna kon het project van start. ROC Nijmegen besprak samen met Iddink Group de scope van de opdracht. “We kwamen er al snel achter: wat we gingen doen, was echt Champions League-werk”, stelt Jan Janssen, Manager Studentzaken bij ROC Nijmegen. “Ga maar na: alle processen van twee systemen naar één brengen, inclusief het overzetten van alle data die we jarenlang hebben opgebouwd. Allemaal terwijl de school gewoon open is en er dus continu datamutaties plaatsvinden.”
Bouwteams per module
Om het immense project in goede banen te leiden, schakelde de school externe projectleider Erwin Metselaar in. “Iddink Group stelde voor om Eduarte per module te implementeren”, zegt hij. “Daarbij lieten we ROC-medewerkers continu meebeslissen over de inrichting van workflows in de modules. Denk bijvoorbeeld aan de instroom van studenten, facturatie en het verwerken van diplomering. Daar was veel overleg voor nodig omdat we processen ook graag wilden standaardiseren. Als een soort bouwteams van stakeholders werkten we zo in totaal twaalf modules af.”
Gedurende het project verzorgde partner Data eXcellence de datamigratie. “Handig, want zo konden we gaandeweg al oneffenheden uit implementaties en datamigraties halen. Na anderhalf jaar hard werken, was de basisinrichting van Eduarte volgens planning afgerond.”
Saamhorigheid tijdens het traject
Manager Studentzaken Jan Janssen prijst alle betrokkenen. “Iedereen ging er voor de volle honderd procent voor”, zegt hij. “Zowel bij Iddink Group als bij ons. De communicatie onderling was prettig en iedereen dacht proactief mee. Er heerste een oprechte chemie tussen alle betrokkenen en een gevoel van saamhorigheid tijdens het hele traject.”
Directeur Operations Jacobs beaamt dat. “Projectleider Gert Vernhout van Iddink Group en Erwin Metselaar aan onze kant werkten uitstekend samen. Ze wisten onze interne organisatie mee te nemen in het gehele traject. En de projectleiding vanuit Iddink Group was altijd objectief. Gert gaf nooit zomaar iemand zijn zin, het belang van het project stond altijd voorop.”
Door tijdens corona
Zelfs toen corona het hele land verlamde, ging de implementatie van Eduarte gewoon door. “Alles ging opeens via Teams”, zegt Janssen. “Onze mensen moesten daaraan wennen, maar zagen al gauw de voordelen ervan in. Belangrijke meetings konden sneller plaatsvinden, omdat deelnemers niet fysiek aanwezig hoefden te zijn. Daardoor ging het project gewoon volgens planning door. Er was nooit sprake van vertraging. Dat is erg knap.”
Zoals in ieder implementatietraject waren er ook genoeg uitdagingen. “Bij zo’n aanbesteding heb je vaak nog te weinig beeld van de grootte van een project”, legt Jacobs uit. “Daarom verschilden onze uitgangspunten in het begin nogal, maar daar zijn we goed uitgekomen. Dat tekent ook onze samenwerking in dit traject: door goed te communiceren, kom je verder.”
Klaar voor de toekomst van onderwijs
Nu beschikt ROC Nijmegen over één informatiesysteem waarmee de school de progressie van studenten volgt en de studentenadministratie verwerkt. Janssen: “Onze administratieve processen zijn gestroomlijnder, omdat ze verlopen via duidelijke workflows. En integraties met externe tools maken ons werk makkelijker. Zoals de integratie met OnStage, onze matchingtool voor stages. Voorheen moesten we een stageovereenkomst in drievoud uitprinten, nu stuurt het systeem eenvoudig een mailtje naar een stageplek. Daarmee besparen 50.000 vellen papier op jaarbasis.” Jacobs vult aan: “Zowel onze administratieve medewerkers als onze docenten zijn blij met Eduarte. Het werkt allemaal intuïtiever dan onze vorige systemen. Ook hebben we nu minder ontwikkelkosten en kunnen we makkelijker mee met het onderwijs van de toekomst.”
Voorbeeld voor andere scholen
Iddink Group en ROC Nijmegen werken nu nog aan de uitbreiding van de basisimplementatie. “We willen bijvoorbeeld een dubbele check kunnen doen bij het invoeren van cijfers”, legt Janssen uit. “Dat is Iddink Group nog aan het ontwikkelen. Dat soort toevoegingen gaat ervoor zorgen dat we het maximale uit Eduarte kunnen halen. Terugkijkend durf ik te beweren dat we trots mogen zijn op dit project. Als andere scholen aan je vragen of ze mogen komen kijken hoe je dit hebt aangepakt, dan heb je het goed gedaan.”